POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ASOCIACIÓN DE EXALUMNOS DEL COLEGIO LOS NOGALES
GENERALIDADES
En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Asociación de Exalumnos del Colegio Los Nogales (en adelante la “Asociación”). En ella se describe la manera en que la Asociación trata datos personales y los mecanismos por medio de los cuales los titulares pueden ejercer sus derechos.
DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos;
- Política de Tratamiento o Política: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de Datos Personales aplicada por la Asociación de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
- Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;
- Trasmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
ALCANCE
La Política se aplicará a todas las Bases de Datos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Asociación.
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: Asociación de Exalumnos del Colegio Los Nogales
NIT.: 830147488-3
Dirección: Calle 202 # 56-50 Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: 601 6761128
Correo electrónico: aexnogales@nogales.edu.co
CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS:
En las Bases de Datos de la Asociación, se almacena información de los exalumnos del Colegio Los Nogales, los proveedores de productos y servicios de sus diferentes eventos, interesados, invitados y asistentes para la realización de actividades de carácter social en cumplimiento de los estatutos que la rigen.
En las Bases de Datos se registra, según los datos suministrados por los exalumnos antes de graduarse o vía correo electrónico por solicitud de la Asociación: el nombre (s), apellidos, número de contacto, fijo o móvil, el correo, estudios, ocupación e información puntual relacionada con el tipo de evento o actividad que se organiza.
En las Bases de Datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
La información que consta en las Bases de Datos de la Asociación de los exalumnos del Colegio Los Nogales, los proveedores de productos y servicios de sus diferentes eventos, interesados, invitados y asistentes para la realización de actividades de la Asociación es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, organización, transmisión y transferencia. En tal sentido, la Asociación dará Tratamiento a los Datos Personales almacenados en sus Bases de Datos de acuerdo con las siguientes finalidades:
- Todas aquellas para el cumplimiento de las finalidades establecidas en los estatutos que rigen a la Asociación.
- Realizar registros en las Bases de Datos de la Asociación.
- Realizar operaciones de transferencia y/o transmisión a entidades públicas que lo requieran en cumplimiento de la ley, siempre y cuando medie una solicitud que cumpla con todos los requisitos legales.
- Llevar archivos contables, históricos y fiscales.
- Facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter civil y comercial entre la Asociación y los exalumnos, entre miembros de la comunidad nogalista y los exalumnos y entre exalumnos.
- Desarrollar procesos contratación.
- Facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter civil y comercial con personas, compañías u organizaciones que prestan servicios en eventos y actividades propias de la Asociación.
- Cumplir obligaciones y finalidades exigidas por la normativa vigente.
- Realizar de pagos.
- Realizar gestiones de control de los impuestos, expedición y envío de facturas.
- Desarrollar, planear e implementar de programas, proyectos, planes, políticas, contratos o convenios necesarios para promover las relaciones sociales y comerciales de los Titulares con la Asociación.
- Realizar contactos relacionados con envío de información de interés y de fidelización de acuerdo con la relación sostenida con la Asociación, realización de eventos, programas, concursos, actividades de consecución de donaciones o recursos (Fundraising) por medio de e-mail, SMS, llamada telefónica o cualquier otro canal electrónico o físico.
- Transferir y transmitir Datos Personales con terceros, incluyendo, pero sin limitarse al Colegio Los Nogales.
La Asociación, velará por el correcto uso de los Datos Personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los Titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Asociación. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Asociación, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por la Asociación o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
El área encargada o persona en materia de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la normativa de protección de Datos Personales al interior de la Asociación es la Dirección Ejecutiva. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación verbal, radicando una comunicación escrita y/o enviando un correo electrónico, a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto:
Dirección: Calle 202 # 56-50 Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: 601 6761128
Correo electrónico: aexnogales@nogales.edu.co
PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas: Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que la Asociación como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas la información solicitada o, en su defecto, toda aquella contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por la Asociación y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.
Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos de la Asociación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante la Asociación o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
(i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
(ii) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
(iii) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
(iv) Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una nota que diga «reclamo en trámite» y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
(v) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASE DE DATOS
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la Asociación, estarán vigentes a partir de la conformación de la Base de Datos. La Asociación, se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
La Asociación solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, fiscales, jurídicos e históricos de la información, particularmente laboral y contable.
Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Asociación, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija o permita mantenerlos en sus Bases de Datos. En todo caso, los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su Titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la Asociación o una obligación contenida en un acuerdo comercial entre la Asociación y Titular.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La primero versión de la Política entró en vigencia el 14 de noviembre del 2017.
La presente versión de la Política entró en vigencia del día 12 de marzo de 2024.
